Instytucje obowiązane

Z dniem 31 lipca 2021 roku powiększony został katalog instytucji obowiązanych, tj. podmiotów, które muszą stosować się do obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („Ustawa AML”). Katalog ten jest rozbudowany, ale w uproszczeniu należy stwierdzić, że instytucjami obowiązanymi są obecnie:

• banki, instytucje finansowe, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, instytucje pożyczkowe, instytucje płatnicze, instytucje pieniądza elektronicznego, biura usług płatniczych oraz agenci rozliczeniowi i firmy inwestycyjne;
• fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, zarządzający ASI, oddziały spółek zarządzających oraz oddziały zarządzających z Unii Europejskiej;
• osoby prawne prowadzące działalność maklerską oraz towarowe domy maklerskie, a także spółki handlowe, o których mowa w ustawie o giełdach towarowych;
• spółki prowadzące rynek regulowany – w zakresie, w jakim prowadzą platformę aukcyjną;
• zakłady ubezpieczeń, pośrednicy ubezpieczeniowi;
• przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową, inni przedsiębiorcy świadczący usługę wymiany walut lub usługę pośrednictwa w wymianie walut, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi;
• podmioty prowadzące działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi, pośrednictwa w wymianie i prowadzenia rachunków;
• notariusze, adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni – w zakresie czynności określonych w Ustawie AML;
• doradcy podatkowi i biegli rewidenci;
• podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi;
• przedsiębiorcy, stowarzyszenia i fundacje w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
• przedsiębiorcy niebędący innymi instytucjami obowiązanymi, świadczący usługi polegające m.in. na rejestracji spółek, usług pełnienia funkcji członka zarządu, zapewnienia siedziby/adresu korespondencyjnego, powiernictwa itp. czynności określonych w Ustawie AML;
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami – z określonym w Ustawie AML wyłączeniem;
• operatorzy pocztowi;
• podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, zakładów wzajemnych, gier w karty i gier na automatach;
• przedsiębiorcy w zakresie, w jakim prowadzą działalność polegającą na udostępnianiu skrytek sejfowych;
• przedsiębiorcy prowadzący działalność polegającą na obrocie lub pośrednictwie w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami oraz przechowywaniu dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków, w zakresie określonym w Ustawie AML.

Instytucjami obowiązanymi są więc zarówno podmioty o rozbudowanych, często międzynarodowych strukturach, jak np. banki, jak również podmioty mniejsze, w szczególności określone w wytłuszczonych pkt 9 – 12. Są to więc zarówno biura rachunkowe, jak i przedsiębiorcy, stowarzyszenia i fundacje dokonujące transakcji gotówkowych o wartości przekraczającej 10.000 euro. Z uwagi na status instytucji obowiązanej podmioty te zobowiązane są do realizacji obowiązków wynikających z Ustawy AML, w szczególności związanych z wewnętrznymi procedurami AML.

Procedury AML

Zgodnie z Ustawą AML ww. instytucje obowiązane muszą wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („Procedura AML”). Procedura AML określa, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności określenie:

• czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
• zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
• zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
• zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
• zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.

Ponadto, od dnia 31 października 2021 roku, Procedury AML będą musiałby określać:

• zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
• zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Procedury AML mają w praktyce postać dokumentu spełniającego wymagania Ustawy AML. Przed wprowadzeniem Procedur AML do stosowania dokument ten podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego stopnia danej instytucji obowiązanej. W tym znaczeniu obowiązek wdrożenia Procedur AML przypomina obowiązki wynikające z RODO związane ze wdrożeniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Podobnie więc jak w przypadku obowiązków wynikających z RODO, proces wdrożenia Procedur AML sprowadza się do sporządzenia odpowiedniej dokumentacji, zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami prawa oraz realizacji obowiązków wynikających z tych przepisów.

Zagrożenia

Kontrolę wykonywania przez instytucje obowiązane obowiązków wynikających z Ustawy AML sprawuje Generalny Inspektor Informacji Finansowej. Generalnego Inspektora powołuje i odwołuje Prezes Rady Ministrów na wniosek ministra właściwego do spraw finansów publicznych. W realizacji zadań Generalny Inspektor jest wspomagany przez Departament Informacji Finansowej Ministerstwa Finansów.

Niedopełnienie obowiązku związanego ze sporządzeniem i wdrożeniem Procedur AML związane jest z karami administracyjnymi, którymi są:

• kara pieniężna – nakładana do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1.000.000 euro;
• publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
• nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
• cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok.

Podsumowując – obecnie do wdrożenia Procedur AML zobowiązane są nie tylko podmioty o rozbudowanych strukturach wewnętrznych jak np. banki, ale również mniejsze podmioty, jak m.in. biura rachunkowe. Potencjalnie wysokie kary związane z niedopełnieniem obowiązku wdrożenia Procedur AML stanowią więc szczególne zagrożenie, z którym musi się mierzyć coraz więcej przedsiębiorców. Jeżeli mają Państwo wątpliwości dotyczące Ustawy AML lub potrzebują Państwo wsparcia w przedmiocie sporządzenia i wdrożenia Procedur AML – prosimy o kontakt.